Một thực trạng chung hiện nay là nhiều doanh nghiệp muốn có hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả. Và việc đầu tư một hệ thống lắp đặt tổng đài lại khiến nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn, lúng túng. Vì thế, giải pháp tổng đài ip dường như là sự lựa chọn tốt nhất giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng vừa đảm bảo ngân sách đầu tư của doanh nghiệp.
Tổng đài ip đáp ứng trọn vẹn nhu cầu doanh nghiệp
Với những công ty không có tổng đài sẽ tồn tại những vấn đề sau đây:
- Không có liên kết nội bộ: Với những công ty có nhiều chi nhánh mà không có tổng đài thì hoạt động của công ty sẽ rời rạc và không thể kết nối thông qua hệ thống tổng đài chung.
- Tốn cước: Khi không có tổng đài thì mọi cuộc gọi phát sinh giữa các chi nhánh của công ty đều là những cuộc gọi thông thường và các nhân viên muốn gọi cho các phòng ban khác thì phải quay số gọi và sẽ tốn cước phí gọi. Với những công ty có các chi nhánh khác nhau thậm chí phải trả cước phí liên tỉnh sẽ tốn nhiều cước phí hơn.
- Phải dùng và quảng bá nhiều số điện thoại: Khi không dùng tổng đài thì mỗi chi nhánh của công ty phải trang bị một hoặc nhiều số điện thoại bao gồm cả số cố định và số di động làm đại diện. Việc sử dụng nhiều số điện thoại sẽ dẫn đến khách hàng khó nhớ số điện thoại, điều này cũng làm ảnh hướng đến việc quảng bá thương hiệu của công ty.
- Không thể quản lý hệ thống thoại: Do không thể liên kết nội bộ nên cũng không thể kiểm tra được lịch sử cuộc gọi của mỗi chi nhánh công ty nên sẽ không thống kê được chi tiết cuộc gọi. Việc này sẽ gây khó khăn cho việc quản lý và đánh giá chất lượng cuộc gọi. Không có tổng đài cũng khiến việc chăm sóc khách hàng rời rạc và không liên kết với nhau.
Tổng đài IP sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết mọi vướng mắc trong việc kết nối bởi đây là tổng đài điện thoại dùng giao thức Internet để thực hiện các cuộc gọi chất lượng ra bên ngoài hay để kết nối giữa các chi nhánh trong một doanh nghiệp hoặc trong phạm vi của bệnh viện, nhà hàng, trung tâm đào tạo nhiều chi nhánh, hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại, khách sạn, resort,…
Giải pháp cho doanh nghiệp
* Giải pháp tổng đài IP giúp kết nối từ xa
Giải pháp tổng đài IP sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý mọi hoạt động của nhân viên ngay cả khi không có mặt tại nơi làm việc. Lựa chọn sử dụng tổng đài IP là một quyết định đúng với một người muốn linh hoạt trong công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả trong công việc.
– Tiết kiệm chi phí vì liên lạc nội bộ miễn phí.
– Có thể cài đặt, thiết lập cấu hình, chuyển tiếp vùng một cách dễ dàng.
– Dễ dàng theo dõi, tương tác với các chi nhánh nhỏ thông qua hệ thống máy chủ.
– Tiết kiệm được nguồn nhân lực, nhân viên công ty do có hệ thống trả lời tự động, phân phối cuộc gọi tự động.
– Có nhiều chức năng: call forward, DND, call, cuộc gọi hội nghị,…
– Nâng cao hiệu quả, năng suất trong công việc.
* Giải pháp kết nối nhiều chi nhánh
Doanh nghiệp có thế kết nối, vận hành liên thông nội mạng được với các chi nhánh khác, chỉ cần đảm bảo có sẵn đường mạng truyền Internet. Vậy thì ngay cả khi doanh nghiệp của bạn có chi nhánh ở nước ngoài thì việc kết nối, trao đổi sẽ rất thuận tiện, hiệu quả, giảm thiểu chi phí.
Lợi ích sử dụng tổng đài ip
- Giảm chi phí cuộc gọi:
Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ VoIP cho các cuộc gọi đường dài và quốc tế. Dễ dàng tạo kết nối giữa các tổng đài điện thoại ở nhiều văn phòng, chi nhánh khác nhau để thực hiện các cuộc gọi liên chi nhánh hoàn toàn miễn phí.
- Sử dụng chung hạ tầng với Lan:
Hệ thống VoIP hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng LAN của doanh nghiệp, do đó sẽ không cần tốn chi phí để đầu tư thêm một đường dây nào khác cho hệ thống thoại và chi phí bảo trì đường dây đó. Nó mang đến sự mềm dẻo hơn trong việc tạo thêm hay xóa bớt các điện thoại nhánh.
- Khả năng mở rộng cao:
Một hệ thống truyền thống khi muốn mở rộng cần phải: thường đòi hỏi phải nâng cấp hệ thống bằng các thiết bị phần cứng với giá thành không nhỏ và phải đi thêm các đường dây điện thoại. Đôi khi, do không thể mở rộng nên bắt buộc đầu tư một hệ thống khác. Hệ thống điện thoại VoIP thì ngược lại: một hệ thống tổng đài IP dễ dàng quản lý 1 số lượng lớn các điện thoại nhánh - chỉ cần tạo thêm điện thoại vào mạng của bạn để mở rộng.
- Thiết bị đầu cuối đa dạng và dễ sử dụng:
Các thiết bị đầu cuối dễ dàng tương thích với hệ thống tổng đài và hỗ trợ một loạt các tính năng mà hệ thống tổng đài truyền thống không có như khả năng hiển thị số, chuyển máy, danh bạ, hội nghị, gọi điện thoại có hình vv…
- Nhiều chức năng hơn:
Hệ thống đện thoại VoIP phát triển trên nền IP, nó sẽ dễ dàng hơn cho các nhà phát triển nghiên cứu và phát triển nó. Do đó hầu hết các hệ thống điện thoại VoIP đều có đầy đủ các chức năng, bao gồm auto attendantit, voice mail, call queue và rất nhiều nữa. Trong khi các chức năng này thường không hề rẻ với các tổng đài truyền thống.
- Giám sát cuộc gọi và báo cáo tốt hơn:
Hệ thống điện thoại VoIP lưu trữ các thông tin cuộc gọi vào và ra, bạn có thể truy xuất thông tin bất kỳ ở đâu và bất cứ thời gian nào. Nó cung cấp khả năng báo thông minh, và chuyên nghiệp hơn về chi phí, lưu lượng cuộc gọi, …
- Cho phép di chuyển dễ dàng:
Tổng đài IP có thể được di chuyển dễ dàng đến bất kỳ một vị trí nào khác mà không ảnh hưởng đến cấu hình và tính năng. Hơn nữa, người dùng chỉ cần mang thiết bị đầu cuối của họ đến bất cứ đâu có sẵn 1 cổng Ethernet, cắm vào và dùng. Số điện thoại và thông tin cá nhân của họ vẫn không thay đổi.
==============================================================
