Tổng đài ảo một khái niệm không quá mới nhưng không có nghĩa là tất cả mọi người đều hiểu nó là gì. Từng tính năng, công dụng mang lại giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn. Vốn dĩ gọi là "ảo' bởi người dùng không thấy thiết bị tổng đài phần cứng cũng như hệ thống dây cáp điện thoại.
Tổng đài ảo giúp được gì cho bạn?
Hãy thử hình dung, bạn là sếp một công ty hoạt động trong lĩnh vực bán hàng. Một ngày, bạn nhận được cuộc gọi từ một vị khách lạ với giọng giận dữ, phàn nàn về dịch vụ khách hàng và đề nghị xem lại thái độ nhân viên rồi đột ngột cúp máy. Bạn gọi lại, họ cũng không buồn bắt máy.
Trong số nhân viên của bạn, ai đã nói chuyện với khách hàng này? Nói khi nào và nói những gì?
Nếu bạn sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống, sẽ khó để có câu trả lời. Khó chứ không phải là không thể. Rõ ràng, bạn có thể tập hợp nhân viên phòng kinh doanh lại, và hỏi ai đã gọi cho số điện thoại vừa rồi? Có thể ai đó sẽ giơ tay và tường thuật sự việc. Nhưng ngay cả khi đó, không chắc bạn được nghe kể lại 100% câu chuyện.
Trong số nhân viên của bạn, ai đã nói chuyện với khách hàng này? Nói khi nào và nói những gì?
Nếu bạn sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống, sẽ khó để có câu trả lời. Khó chứ không phải là không thể. Rõ ràng, bạn có thể tập hợp nhân viên phòng kinh doanh lại, và hỏi ai đã gọi cho số điện thoại vừa rồi? Có thể ai đó sẽ giơ tay và tường thuật sự việc. Nhưng ngay cả khi đó, không chắc bạn được nghe kể lại 100% câu chuyện.
Với tổng đài ảo, vấn đề trên nhanh chóng được giải quyết bởi tất cả các cuộc gọi đến và đi đều được ghi âm và lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu đặt trên... đám mây. Bạn chỉ cần truy cập vào dữ liệu, nhập số điện thoại của khách hàng và bấm nút tìm kiếm. Kết quả sẽ hiện ra ngay.
Ví dụ trên cho thấy một trong những ưu điểm của hệ thống tổng đài ảo, đó là khả năng ghi âm cuộc gọi và quản lý các file ghi âm này như một tập dữ liệu thông thường, có thể truy cập bất cứ lúc nào khi cần. Điểm này, về cơ bản, khác với tổng đài truyền thống, khi doanh nghiệp phải đợi đến tháng mới nhận được kết quả tổng kết từ nhà mạng cung cấp.
Nói thêm về việc ghi âm, tính năng này hữu ích với các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng. Đặt tình huống như doanh nghiệp vừa thực hiện một khóa đào tạo về sản phẩm mới cho nhân viên. Các nhân viên, sau đó, gọi điện giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. Việc ngẫu nhiên nghe lại một cuộc trò chuyện sẽ giúp doanh nghiệp biết nhân viên mình hiểu sản phẩm đến đâu qua khóa đầu tạo.
Tổng đài ảo tiện lợi, quản lý thông minh
Với tổng đài truyền thống, đặt tình huống công ty còn nhỏ, bạn sử dụng tổng đài điện thoại, giả sử như của Panasonic, loại 3x8, tức đầu vào gồm ba đường đấu cáp điện thoại nối với nhà mạng; đầu ra là tám máy lẻ nội bộ.
Với tổng đài này, bạn chỉ có thể xử lý ba cuộc gọi cùng lúc. Nếu hiện đang có hai khách hàng gọi đến công ty, đồng thời, trong công ty có một cuộc gọi ra ngoài, thì khi có thêm khách hàng thứ ba gọi đến, máy sẽ báo bận và bạn không biết số gọi nhỡ từ ai.
Khi công ty phát triển, cần mở rộng hệ thống, bạn phải sử dụng tổng đài mới là 6x16 hoặc 8x24. Lúc này, bạn cần phải mua tổng đài mới và bỏ đi tổng đài cũ.
Tình huống thứ hai, khi bạn chuyển công ty đến một địa điểm mới, bạn buộc phải đổi số điện thoại và đi lại hệ thống dây mới để kết nối với bưu điện.
Tình huống thứ ba, khi bạn cần thông tin báo cáo các cuộc gọi trong tuần, trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, tổng đài truyền thống không cung cấp được thông tin yêu cầu theo thời gian thực mà phải đợi cuối tháng, lúc nhà mạng tổng kết và gửi báo cáo.
Với tổng đài này, bạn chỉ có thể xử lý ba cuộc gọi cùng lúc. Nếu hiện đang có hai khách hàng gọi đến công ty, đồng thời, trong công ty có một cuộc gọi ra ngoài, thì khi có thêm khách hàng thứ ba gọi đến, máy sẽ báo bận và bạn không biết số gọi nhỡ từ ai.
Khi công ty phát triển, cần mở rộng hệ thống, bạn phải sử dụng tổng đài mới là 6x16 hoặc 8x24. Lúc này, bạn cần phải mua tổng đài mới và bỏ đi tổng đài cũ.
Tình huống thứ hai, khi bạn chuyển công ty đến một địa điểm mới, bạn buộc phải đổi số điện thoại và đi lại hệ thống dây mới để kết nối với bưu điện.
Tình huống thứ ba, khi bạn cần thông tin báo cáo các cuộc gọi trong tuần, trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, tổng đài truyền thống không cung cấp được thông tin yêu cầu theo thời gian thực mà phải đợi cuối tháng, lúc nhà mạng tổng kết và gửi báo cáo.
Để sử dụng tổng đài ảo cần làm gì?
Để sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp. Về phía mình, doanh nghiệp chỉ cần có đường truyền internet và điện thoại IP đầu cuối mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị tổng đài phần cứng; nhờ vậy cũng giảm đi các chi phí vận hành và bảo trì.
GTCtelecom - Chuyên cung cấp các dòng tổng đài voip, thiết bị gateway chất lượng chính hãng!
Mọi thông tin chi tiết liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN GTC TELECOM
Địa chỉ: 49 trung kính - Cầu Giấy - Hà Nội
Email: contact@gtctelecom.vn
Điện thoại: 024.777 99 777
Website: https://gtctelecom.vn
CÔNG TY CỔ PHẦN GTC TELECOM
Địa chỉ: 49 trung kính - Cầu Giấy - Hà Nội
Email: contact@gtctelecom.vn
Điện thoại: 024.777 99 777
Website: https://gtctelecom.vn
