Xây dựng hệ thống điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp

Việc lắp đặt một hệ thống điện thoại nội bộ chuyên nghiệp rất cần thiết cho quá trình giao tiếp bên trong doanh nghiệp. Vậy hãy cùng với GTC đi tìm hiểu về hệ thống điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay với bài viết dưới đây.

Hệ thống điện thoại nội bộ là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ hay còn được biết đến với tên gọi Private Automatic Branch Exchange là một hệ thống liên lạc quan trọng và cần thiết hoạt động trong nội bộ của một doanh nghiệp, công ty. Nó giúp cho tất cả các nhân viên giữa các bộ phận và các cấp có thể liên lạc, kết nối với nhau một cách dễ dàng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Hiểu theo nghĩa chuyên ngành, thì hệ thống điện thoại nội bộ là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi một chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp cho các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau đồng thời thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể, ví dụ như các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT…

Đối với nhiều doanh nghiệp, công ty có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông hay có nhiều bộ phận, việc thiết lập một hệ thống điện thoại nội bộ hoàn toàn thiết thực và cần thiết.

Hệ thống điện thoại mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp:

Việc sử hệ thống điện thoại trong nội bộ doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích nhờ vào những ưu điểm nổi bật sau:

• Tối ưu và bảo mật tất cả các cuộc gọi, bảo mật mọi thông tin thoại theo lịch trình gọi nội bộ.

• Tích hợp tính năng chặn các cuộc gọi quấy rối theo cá nhân, theo nhóm, theo ngày.

• Không tính cước phí khi bạn thực hiện các liên lạc trong nội bộ.

• Tích hợp VoIP giữa các chi nhánh trong công ty, nhờ đó trao đổi miễn phí.

• Khi bạn đi ra ngoài sẽ không bị lỡ bất cứ cuộc gọi đến nào của khách hàng vì nhờ hệ thống bạn vẫn có thể dễ dàng chuyển cuộc thoại cho người khác.

• Cung cấp một số liên lạc điện thoại cố định dù trên nhiều máy nhánh, hay các vị trí địa lý khác nhau để giao dịch với khách hàng với một số duy nhất.

• Số điện thoại dễ đọc, dễ nhớ và không bị thay đổi vì mã vùng điện thoại.

• Tổng đài điện thoại nội bộ có thể tự động phát lời chào theo ý của bạn khi khách hàng gọi đến.

• Đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào và có khả năng chuyển máy đến các bộ phận có liên quan.

Bên trên là một số lợi ích tuyệt vời mà hệ thống điện thoại nội bộ mang lại cho các công ty, doanh nghiệp sử dụng nó. Nhờ tận dụng hết những ưu điểm nổi bật trên mà các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí. Đồng thời việc quản lý nhân sự và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng cũng được nâng cao đáng kể.

Một số lưu ý khi lựa chọn lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ:

Để có thể lựa chọn và lắp đặt được cho doanh nghiệp của mình một hệ thống điện thoại nội bộ phù hợp chúng tôi có một lưu ý dưới đấy để cho khách hàng cân nhắc để lựa chọn cho chính xác:

• Lựa chọn sử dụng công nghệ Analog truyền thống hay IP mới.

• Khả năng sắp xếp từng người dùng trong các nhóm COS, UCD, Account Code.

• Tập trung tất cả các cuộc gọi về một đầu mối, tự động chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.

• Cuộc gọi đến sẽ thông qua một hệ thống trả lời tự động DISA-OGM hay lễ tân.

• Sử dụng theo giờ dịch vụ, Hotline, VIP call...

• Đánh số tùy chọn trong nội bộ cùng với chi tiết tất cả các cuộc gọi ra qua máy in hay phần tính cước.

• Voice Mail, Door Phone/Door Opener, Music –BGM, Paging.

Nếu như, doanh nghiệp của bạn chỉ có nhu cầu đơn giản là đáp ứng linh hoạt trong việc liên hệ nội bộ trong tổ chức công ty, giữa các chi nhánh, phòng ban và gọi ra ngoài thì việc lựa chọn hệ thống điện thoại nội bội truyền thống Analog là có chi phí rẻ nhất hiện nay.

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần tổng đài phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng thì tổng đài IP sẽ là lựa chọn phù hợp hơn cả.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì tổng đài IP là giải pháp phù hợp nhất. Tổng đài IP bao gồm hai loại hệ thống cơ bản, một loại sử dụng phần cứng, còn một loại lại sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến. Đây là hệ thống điện thoại nội bộ có chi phí hợp lý mà không phải đầu tư nhiều. Doanh nghiệp của bạn có thể tự do lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín như GTC để được tư vấn miễn phí về loại hình tổng đài nội bộ uy tín, phù hợp nhất.

Tổng kết:

Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn đọc sẽ có một cái nhìn tổng quan hơn về hệ thống điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay để có thể đưa ra cho mình những lựa chọn phù hợp nhất cho công ty của mình dựa trên tiềm lực kinh tế cũng nhưng những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp của bạn.

Hãy liên hệ với GTC nếu như bạn có bất cứ thắc mắc hoặc có nhu cầu lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ theo số điện thoại sau: 024.777.99.777 hoặc 0902 253 263.